Moderne en veilige werkplek

Hier liggen enorme kansen. Wist u bijvoorbeeld dat sommige bedrijven nagenoeg niet meer e-mailen? En dat het eindeloos heen en weer sturen van nieuwe versies van één bestand al lang niet meer hoeft? Met voorbeelden verkennen we de gebieden waar een ‘traditionele’ manier van werken definitief achterhaald is.

Van offertes en presentaties tot projectplanningen en spreadsheets; documenten zijn in veel organisaties de basis van het bestaan. Soms werkt iemand alleen aan een bestand, veel vaker zijn meerdere collega’s betrokken. Hier beginnen de uitdagingen.

De personele inzet in het bedrijfsleven wordt steeds flexibeler. In iedere organisatie lopen wel zzp’ers, stagiaires of interim projectmanagers rond. Deze tijdelijke mankracht is ideaal, maar het brengt ook risico’s met zich mee. Om hun werk goed te doen hebben tijdelijke krachten toegang tot bestanden nodig. Vaak zo snel mogelijk, want ze moeten in korte tijd impact maken. Vaak nog binnen een lopend project.

Hoe geeft u toegang tot de juiste documenten en blokkeert u bedrijfsgevoelige informatie? Traditionele IT-inrichtingen zijn niet gebouwd voor tijdelijke gebruikers. In de praktijk komen we hierdoor vaak het mailen van ZIP-bestanden tegen, of USB sticks die over de afdeling zwerven. Echt lekker samenwerken is er zo niet bij. Nog erger is het wanneer een flexibele kracht uit gemak toegang wordt gegeven tot de gehele fileserver. Het perfecte recept voor een data lek.

Hier laat Microsoft Teams echt haar kracht zien. Binnen het Teams-platform maakt u voor iedere afdeling, project of klant een apart Team aan, met daarin alle projectleden. Flexibel en vast. Binnen het Team vinden leden alle bestanden rondom het project. Geef nieuwe leden (optioneel) inzicht in de gesprekgeschiedenis zodat ze eerdere communicatie rustig terug kunnen lezen. Zo kunnen ze meteen aan de slag. Project afgerond, klus ten einde? Je haalt gebruikers ook net zo makkelijk weer uit het Team, waardoor je bestanden veilig achterblijven.

Lekker digitaal samenwerken is niet overal vanzelfsprekend. Als gevolg zien we dat binnen veel organisaties een echte ‘vergadercultuur’ heerst. Moeten er knopen doorgehakt worden, dan duiken werknemers in een reflex samen in een vergaderkamer om tot een beslissing te komen. Dit menselijke contact maakt ons werk leuk. Maar is ook een keerzijde. Veel collega’s voelen zich verplicht om naar kantoor te komen als er een meeting staat. Met alle reiskosten, tijdverlies en milieuvervuiling als gevolg. Zonde. Want een dag thuiswerken hoeft niet te betekenen dat je niet samen kan beslissen.

Moderne en milieubewuste bedrijven zetten stevig in op ‘locatie-onafhankelijk werken’. De Meetings functionaliteit in Microsoft Teams is hiervoor ideaal. Direct vanuit uw Team plant u vergaderingen in met alle relevante teamleden. Met één klik maakt u van een meeting een video-call, zodat iedereen op afstand mee kan doen. Zo hoeft u nooit meer onnodig af te reizen voor die ene meeting op een dag. U kunt dezelfde tool zelfs gebruiken voor gesprekken met klanten of prospects, die via een link in hun e-mail meteen bij een videogesprek aanschuiven.

We noemden het al even: e-mail is al ruim twintig jaar de basis van onze zakelijke communicatie. In deze periode is er opvallend weinig aan veranderd. Dit is enerzijds de kracht. Iedereen snapt hoe het werkt. Maar het heeft ook nadelen. We zijn jarenlang trouw gebleven aan e-mail terwijl onze maatschappij verandert. Past e-mail daar nog wel bij?

Een aantal nadelen van e-mail op een rij:

• Kort reageren op de e-mail resulteert al snel in een lange ‘kettingbrief’ van reacties
• Meerdere personen aanschrijven vergt vaak opnieuw invullen van e-mailadressen
• Risico op het invullen van de verkeerde ontvanger met dezelfde voornaam
• Alle e-mails belanden op één ‘stapel’ in je inbox. Filteren op urgentie is lastig
• Bestanden die je deelt mogen maar een maximale grootte hebben
• Lastig zoeken binnen de inhoud van oude e-mails
• Verzonden berichten zijn niet te verwijderen of aan te passen
• Je kan ontvangers achteraf niet de toegang tot een bericht of bestand ontzeggen

Zet al deze nadelen op een rij en het wordt langzaam duidelijk dat e-mail zijn houdbaarheidsdatum bereikt.

Bij organisaties die overstappen op Microsoft Teams zien we dan ook al snel een drastische daling in het interne e-mailverkeer. Het platform kan namelijk alles wat, zoals hierboven genoemd, e-mail niet kan. Door eindeloze e-mailtjes te vervangen voor snelle chat-gesprekken ontstaat een snellere en dynamische manier van communiceren. De berichten kunt u, zoals eerder besproken, richten tot een heel Team (kanaal met projectleden). Maar ook 1-op-1 chatten is mogelijk. Ideaal voor:

• snelle vragen;
• korte opmerkingen;
• of een virtueel ‘gesprekje bij de koffiemachine’.

Het platform voelt door het gebruik van smileys en bewegende plaatjes bovendien aan als een app of social medium, waardoor intern communiceren ineens écht leuk wordt.