In dit artikel

Andere artikelen in deze categorie

SharePoint intranet

SharePoint intranet

SharePoint is software van Microsoft waarmee organisaties hun eigen websites kunnen maken. Deze website kan worden gebruikt voor het opslaan, ordenen en delen van informatie. Omdat SharePoint uitblinkt op deze punten wordt het vrijwel altijd ingezet als intranet.

SharePoint intranet voorbeeld

Als voorbeeld pakken we een fictieve business case waarin we werkwijze van SharePoint belichten.

Bedrijf X heeft 100 medewerkers en wil graag efficiënt haar data opslaan, ordenen en delen. De organisatie bestaat uit 5 afdelingen:

  • Directie + Management
  • Staf
  • Sales
  • Operations
  • Service

Iedere afdeling heeft logischerwijs eigen documenten en data die zij veelvuldig onderling inzien en bewerken. In enkele gevallen dienen documenten met andere afdelingen te worden gedeeld. Daarom kiest de organisatie ervoor om SharePoint als intranet in te richten.

Hoofdomgeving

Centraal staat de hoofdomgeving van SharePoint, waar alle medewerkers toegang toe hebben. Het management beheert deze intranet omgeving en publiceert nieuws om medewerkers te informeren. Tevens staan er meerdere algemene documenten, zoals een Word-sjabloon, algemene presentatie en het personeelshandboek op het intranet. Alle medewerkers hebben toegang om dit in te zien.

De beheerder van de SharePoint omgeving heeft het zo ingericht dat documenten niet zomaar gedeeld kunnen worden met externen, slechts enkele personen hebben hier toegang toe. Zo blijft de data beschermd.

Omgeving per afdeling

Naast de hoofdomgeving beschikt iedere afdeling over een eigen SharePoint omgeving. We pakken als voorbeeld de sales afdeling. In deze omgeving staat alle data m.b.t. sales. Denk hierbij aan klantlijsten, dashboards, offertes en meer.

De sales collega’s werken samen in deze bestanden, soms zelfs gelijktijdig. Bestanden worden eenvoudig met elkaar gedeeld en andere personen van andere afdelingen hebben geen toegang.

Als bijvoorbeeld de staf dient mee te kijken met een dashboard kan iemand van de sales omgeving toegang geven tot het betreffende document/dashboard.

In dit voorbeeld ziet u duidelijk hoe data gestructureerd en beveiliging (afscherming) geregeld is.

Benieuwd naar inspiratie? Neem eens een kijkje in het ‘lookbook’ van Microsoft.

SharePoint intranet maken

Wilt u uw eigen SharePoint omgeving maken? Dan dient u een licentie af te sluiten bij Microsoft of dit uit te uitbesteden aan een IT-dienstverlener.

Indien u zelf aan de slag gaat geven we u enkele tips/aandachtspunten:

  • Bepaal vooraf de structuur. Op welke manier wilt u SharePoint inzetten? 1 geheel? Per afdeling? Per team?
  • Bepaal vooraf de rechten. Denk goed na over wie welke informatie mag delen, wie mag bewerken, wie mag beheren et cetera. Door de rechtenstructuur van tevoren helder te hebben voorkomt u ellende achteraf.
  • Personalisatie. Wat wilt u uw medewerkers tonen? Bijvoorbeeld een overzicht van laatste door hem/haar bewerkte documenten? Of persoonlijke snelkoppelingen?
  • Vormgeving. Bij SharePoint zijn er beperkte mogelijkheden voor het aanpassen qua kleur en vormgeving. Vindt u dit heel belangrijk? Dan is dit misschien niet de tool voor u. Houd hier dus rekening mee.
  • Integratiemogelijkheden. SharePoint kan dienen als intranet, maar de meerwaarde komt mooi tot uiting bij integratiemogelijkheden, bijvoorbeeld met Microsoft Teams. Bedenk goed hoe SharePoint, aangevuld met andere diensten van Microsoft Teams, uw leven makkelijker kan maken.
  • Synchronisatie. Maakt u al gebruik van een lokale schijf? Zorg er dan voor dat deze goed wordt overgenomen en gesynchroniseerd. Vooral bij het ‘overnemen’ zitten nogal wat haken en ogen. Wij adviseren u hier van tevoren advies over in te winnen.

Meer informatie? bekijk onze SharePoint pagina.

Ontvang 15 tips tegen datalek

Vul hieronder uw gegevens en ontvang 15 tips om datalekken te voorkomen in uw mailbox

  • Door op versturen te klikken gaat u akkoord met onze privacyverklaring.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Uw gegevens zijn veilig

Datalek voorkomen?

Wilt u 15 tips hoe u effectief datalekken in uw organisatie voorkomt?