Vanaf 2020 is een enorm groot gedeelte van Nederland er bekend mee geraakt: online vergaderen met Teams. In eerste instantie min of meer gedwongen, door het coronavirus. De kantoorwerkplek werd ingewisseld voor de thuiswerkplek en de fysieke vergadering daarmee naar digitale meeting.
Een enorme kans voor Microsoft Teams, wat een nieuwe dimensie heeft gegeven aan online vergaderen.
Op deze pagina leest u meer over:
- Hoe Microsoft Teams vergaderen werkt;
- Teams vergaderen met externen;
- Tips voor vergaderen via Teams.
Hoe werkt Teams vergaderen
Teams vergaderen werkt via de applicatie Teams. Logischerwijs dienen u en uw gesprekspartners te beschikken over deze applicatie. Binnen Teams is het mogelijk om:
- direct een gesprek (vergadering) te starten;
- een vergadering in te plannen via Outlook;
- zelf een link aan te maken om te vergaderen en deze naar wens te delen.
Zodra men aan de vergadering wil deelnemen wordt gevraagd op welke manier zij dat willen (geluid aan/uit, beeld aan/uit).
Binnen een vergadering is het ook mogelijk om andere personen uit te nodigen door naar het deelnemersoverzicht te gaan en te kiezen voor +deelnemer uitnodigen.
Voor verdere informatie kunt u kijken op de pagina van Microsoft teams.
Teams vergaderen met externen
Een veelgehoorde vraag is: kan ik ook met externe contactpersonen vergaderen met Teams? Het antwoord daarop is: ja, dat kan. Zoals net beschreven kan dit bijvoorbeeld door een agenda-item in Outlook te plannen en hier een Teams vergadering van te maken (let op: hier is de integratie tussen Teams en Outlook voor nodig).
Ook kunt u met de zoekbalk binnen Teams zoeken naar een extern contactpersoon. Advies is te zoeken op e-mailadres. Zodra de betreffende contactpersoon is gevonden heeft u de mogelijkheden een oproep te doen/Teams vergadering te starten.
Tips voor vergaderen via Teams
Gelukkig biedt Teams vele functionaliteiten om een Teams vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen. Uiteraard kun je er zelf ook aan bijdragen. We zetten enkele tips voor je op een rijtje:
- Ga goed voorbereid de afspraak in. Dit gaat over agenda-items, maar ook over geluidscheck, achtergrondcheck, cameracheck en een goede internetverbinding.
- Volg de meeting alleen. Vaak gaan 2 personen achter 1 scherm zitten om de meeting te volgen. Dit komt de concentratie niet ten goede.
- Wijs een gespreksleider aan. Teams vergaderingen kunnen alle kanten opvliegen en iedereen kan snel door elkaar heen praten. Door een gespreksleider aan te wijzen voorkom je dit.
- Maak gebruik van functionaliteit. Bijvoorbeeld de ‘achtergrondafbeelding’ of ‘hand opsteken’. Handig om een rommelige kamer te verbloemen en om even aan het woord te komen!
- Beperk het aantal deelnemers. Zoals gezegd wordt het snel chaotisch binnen Teams. Kleinere groepen hebben daarom de voorkeur.
- Notulen tikken en delen. Door de uitgebreide integratiemogelijkheden en functionaliteit kunnen er eenvoudig notulen en samenvattingen worden gemaakt. U kunt deze direct delen via de chat.