Werkt u al met Teams? Mooi! Dan heeft u vast al nagedacht over het inrichten ervan. Zo niet, dan herkent u misschien de wildgroei aan Teams binnen uw organisatie. Mensen zijn, vooral in het begin, ijverig in het aanmaken van Teams om efficiënter te werken. Echter blijkt dat in veel gevallen het tegenovergestelde wordt bereikt.
Microsoft teams tips
Om wildgroei te voorkomen en efficiënt te werk te gaan, hebben we enkele tips voor u waarmee u binnen uw organisatie succesvol Teams kunt inrichten en gebruiken.
Teams-creatie uitzetten
Die ijverige medewerkers waar we in de intro over spraken, die kun je behoeden voor het aanmaken van allerlei Teams. Schakel de mogelijkheid uit om nieuwe teams aan te maken. Met de juiste inrichting kan het aanmaken van nieuwe teams verlopen via zogenaamde flows. Er is dan goedkeuring nodig vanuit de beheerder om een nieuw team aan te maken.
Naamgeving
Denk goed na over hoe u uw teams wilt noemen en hou deze uniformiteit in stand. Hierdoor creëert u herkenbaarheid en duidelijkheid.
Wel of geen toegang voor gasten?
Bepaal vooraf wat wél en wat niet gedeeld mag worden met externen. De kracht van Teams is dat je overal ter wereld kunt samenwerken, intern en extern. Maar er zijn ongetwijfeld Teams waar externen (klanten/leveranciers/business partners) geen toegang tot mogen hebben. Blokkeer waar nodig de ‘gast toegang’.
Bewaartermijn
Teams heeft meerdere mogelijkheden om bepaalde data te bewaren. Tijdelijke projecten kunnen gerealiseerd worden via zogenaamde project-sites en documenten die een bepaalde tijd niet geraadpleegd zijn kunnen automatisch worden gearchiveerd. Voldoende manieren om uw omgeving ‘schoon’ te houden.
Testen, testen, testen
Als u nog beginnend Teams gebruiker bent adviseren wij u vooral te testen. Maak een team aan, probeer met behulp van SharePoint documenten op te stellen en te delen. Nodig mensen uit en bewerk samen documenten. Verwijder het team en kijk wat er gebeurt. Blijft er data achter? Is het te herstellen? Back-up? Ga op onderzoek uit!
Integratiemogelijkheden
Verdiep u in de integratiemogelijkheden van Teams zodat u er nóg meer uit haalt. Een telefooncentrale koppelen? Agenda vanuit Teams beheren? CRM eraan vastplakken? Het kan allemaal!
Adoptie
De techniek kan nog zo goed zijn, als de gebruikers het niet zien zitten of niet voldoende kennen is de kans groot dat ze het niet zullen adopteren. Hoe dit te verbeteren? Door succesverhalen te delen, workshops te geven, vragen te beantwoorden en tevredenheid te meten.
Microsoft teams handleiding – e-book
Werkt u al met Microsoft Teams? En bent u benieuwd hoe u hier alles uit kan halen? Download gratis het e-book Microsoft Teams 2.0 en ontvang meer informatie over integratiemogelijkheden, beleid en 12 praktische tips voor efficiënter gebruik.