“IT speelt een essentiële rol bij de productiviteit van werknemers in veel sectoren. Wanneer de werking van hardware hapert of software niet werkt zoals verwacht, lukt het werknemers niet af te krijgen wat ze zich hadden voorgenomen om af te krijgen. Die werkhinder leidt tot frustratie en uiteindelijk een afnemende betrokkenheid bij het werk. Maar liefst 58% van de werknemers worstelt met IT-problemen die ze gedurende lange tijd niet opgelost krijgen, ondanks de welwillende inzet van de IT-afdeling.
Dit blijkt uit onderzoek van Forrester. Analist William McKeon-White schrijft erover in een blog waar ZDNet melding van doet. Hij stelt dat twee derde van de werknemers vindt dat de helpdesk van hun IT-afdeling goed werk doet. Toch zegt maar 42% dat zij eigenlijk géén langlopende problemen met IT hebben. Dat betekent dat bijna 60% van de werknemers zegt dat zij in enige mate te maken hebben met IT-problemen die langere tijd onopgelost blijven.”
Veelvoorkomende vragen en ICT-gerelateerde problemen
We hebben de meest voorkomende vragen en ICT gerelateerde problemen marktbreed geïnventariseerd en deze problemen vertaald naar een passende oplossing voor MKB bedrijven, onderwijs- en zorginstellingen.
“De internetverbinding valt steeds weg”
Het wegvallen van het internet signaal kan meerder oorzaken hebben, een externe factor zoals graafwerkzaamheden, maar veel vaker door problemen met switches, firewalls of WiFi-access points.
Een stabiele internet verbinding in het gehele pand realiseert u door een geavanceerde WiFi-meting waarin uw bedrijfspand wordt “gemapt” en de WiFi-signaalsterkte inzichtelijk wordt gemaakt. Dit is de basis om perfecte WiFi-dekking over het gehele pand te realiseren.
Een ander veel voorkomend probleem is actieve support en updatebeleid op de netwerk hardware. Denk hierbij aan switches en firewalls. Zorg dat uw hardware up-to-date blijft en regel vervanging indien een product EOL (end of life) is.
“Alweer een nieuwe helpdeskmedewerker die onze situatie niet kent”
Een veel gehoorde klacht in onze Branche. Wij werken daarom met “klantteams”. Onze klanten krijgen een eigen klantteam met een direct telefoonnummer. Onze engineers houden elkaar structureel op de hoogte over veranderingen bij u als klant en borgen de afspraken softwarematig of centraal in uw omgeving.
“De Servicedesk is onbereikbaar en ik heb NU support nodig”
Doet zich een probleem voor? Dan wilt u dat daar z.s.m. actie op ondernomen wordt. Zeker wanneer het probleem ervoor zorgt dat u niet kunt werken. En juist daarom is een professionele servicedesk én goede bereikbaarheid nodig. Fijn toch als u om 9 uur s’avonds een expert nodig heeft om een probleem voor u op te lossen?
“Mijn ICT-beheerder loopt achteraan met innovatie”
In een steeds complexer wordend ICT landschap is training en kennisniveau van uw ICT dienstverlener steeds belangrijker. Hoe controleert u dit kennisniveau en wordt dit geborgd? Wanneer u kiest voor een Microsoft Gold partner bent u zeker van bepaald kennisniveau. Zo weet u zeker dat de juiste kennis en expertise aanwezig is bij uw ICT partner.
Onze consultants hebben bijvoorbeeld de taak om samen met onze klanten een (middel) lange ICT visie te ontwikkelen en nemen u mee in de nieuwste Microsoft365 innovaties, tools en bedreigingen van morgen.
“We zijn alsnog veel tijd kwijt terwijl we ICT uitbesteden”
Ontzettend vervelend als er eindeloos overlegd, herinnerd of dat er geen duidelijke afspraken gemaakt (kunnen) worden. Daarom streven we als Lagarde Groep naar heldere afspraken en taakverdeling. Processen die geautomatiseerd kunnen worden richten we in en worden periodiek geëvalueerd en zo nodig aangepast naar uw wens (denk hierbij aan; instellen van een nieuwe werkplek, wachtwoordbeleid, toegang tot een bepaalde mappenstructuur).
“Onze ICT-beheerder lost achteraf problemen op”
Uw probleem heeft prioriteit. Daarom dient een IT-partner te werken met een prioriteitenmatrix, waarin de impact van het ICT probleem duidelijk wordt en een vooraf afgesproken oplostijd van toepassing is. Zo weet u van te voren hoe snel uw probleem verholpen is.
“We komen over drie weken wel langs”
Net als oplostijden, dienen er ook afspraken gemaakt te worden over het oplossen van een probleem op locatie (on site). Let hierbij goed op voorrijkosten. Bij Lagarde Groep is deze service verweven in onze dienstverlening, alles om u als klant van dienst te zijn.
Wilt u een ICT aanspreekpunt op locatie? We bieden u de mogelijkheid om een engineer per week, maand of kwartaal bij u op locatie service en dienstverlening te bieden voor een vast bedrag.
“Ik ben vergeten een back-up te draaien en nu is mijn data verloren”
Er kan een keer iets misgaan, maar het laatste wat u wilt is dat er data verloren gaat omdat u de back-up niet goed heeft geregeld. Met de juiste oplossing kan email en server data altijd worden hersteld. Als Lagarde Groep bieden we u de mogelijkheid om uw data op 3 verschillende fysieke locaties op te slaan. Deze datacenters zijn allemaal zwaar beveiligd en ISO27001 gecertificeerd.
“Security en updates zijn niet goed geregeld”
Uw bedrijfsdata beveiligen wordt steeds belangrijker want, het aantal malware en phishing attacks stijgt al jaren. Het updaten van uw netwerk- en mobiele devices is daarbij van cruciaal belang. Maar hoe houdt u zicht op de softwareversies op alle bedrijfsapparatuur? Bij Lagarde Groep gaan we uitgebreid in gesprek over security beleid, zo maken we gebruik van “conditional access” zodat apparatuur met verouderde software geen toegang meer heeft tot uw bedrijfsdata. Wij zorgen ervoor dat deze updates automatisch worden gedownload en geïnstalleerd zodat we uw bedrijfsdata maximaal beveiligen.
“Er is geen standaard ingerichte werkplek”
Waar allemaal op te letten bij een nieuwe werkplek? Veel bedrijven worstelen hiermee. Niet gek, want het ICT landschap is voor elk bedrijf anders. Er zijn andere applicaties, kernprocessen en randapparatuur.
Om een werkplek eenvoudig en secuur in te richten dienen rollen en rechten in de microsoft365 omgeving goed gedefinieerd te zijn. Deze rollen verbinden we aan o.a. afdeling HR. De HR medewerker heeft specifieke toegang nodig tot informatie waar een medewerker Sales geen toegang toe mag hebben.
Bedrijfsdata dient gestructureerd te zijn en a.d.h.v. een functiehuis kunnen rechten worden toegekend aan mappen en applicaties. Ook rand apparatuur zoals printers of andere IOT apparatuur kan worden toegevoegd in dit proces.
Komt er een nieuwe medewerker in dienst… Dan logt de medewerker in met z’n nieuwe account en heeft direct toegang tot de relevante mappen en heeft direct toegang tot de benodigde (externe) applicaties met één gebruikersnaam en wachtwoord. Gaat er een medewerker weg? Dan ontzegt u direct de toegang tot alle bedrijfsapplicaties. zo blijft uw bedrijfsdata veilig en komt er geen wildgroei aan accounts met verschillende wachtwoorden die allemaal aangemaakt of ingetrokken moeten worden bij het on/off boarden van een medewerker.
“Computer loopt vast of is traag”
En dan kan de interne IT het oplossen. Als dat lukt….. Voor onze klanten bieden we 1e en 2e lijns support en helpen we medewerkers graag met het verhelpen van een probleem. Als de laptop/PC met regelmaat vastloopt, verzorgen wij op afstand hulp door het device over te nemen en het probleem te analyseren. Vaak is het zo dat door updates uw bedrijfsapplicaties steeds zwaardere device specificaties nodig hebben of er simpelweg te veel van het RAM-geheugen wordt gevraagd als het device word opgestart. Wij analyseren het probleem en zorgen direct voor een passende oplossing.
“De printer is niet verbonden”
Kent u dat? U wilt nog even snel wat printen voor een meeting, werkt de printer niet. Waar aan te kloppen? De IT-er? De leverancier? Lagarde Groep fungeert in dit geval als SPOC (single point of contact) en neemt het contact met uw printer provider. Indien er problemen zijn, hoeft de medewerker dus niet met een derde partij contact op te nemen. Wel zo helder.
Als een printer niet verbonden is met het netwerk, is dit overigens vaak een (verbindings-) probleem op het apparaat zelf. Wij zorgen ervoor dat uw rand apparatuur beschikbaar is voor alle relevante medewerkers in een specifiek proces dat periodiek geëvalueerd wordt.
“Ik ben gegevens of bestanden kwijt”
Er zijn verschillende mogelijkheden om data te recoveren. Met onze Back -up oplossingen kunnen we altijd alle e-mail en serverdata terugzetten of de Windows/ Sharepoint server naar een eerder moment terugzetten.
Wist u dat u in Microsoft 365 een standaard retentiebeleid kunt instellen van 90 dagen? Hiermee wordt verwijderde data van SharePoint en outlook pas na max 90 dagen definitief verwijderd.
“Ik wil geen slachtoffer worden van cybercriminaliteit”
Uw data is belangrijk, misschien wel het belangrijkste wat er is. Echter laat de beveiliging vaak te wensen over. Herkenbaar? Verdiep u dan eens in Microsoft Defender for Endpoints. Met de geavanceerde mogelijkheden van ATP (advanced threat protection) beveiligt u uw data en endpoints met updatebeleid, MFA en de meest geavanceerde anti virus en malware protectie die op de markt beschikbaar is. Zo krijgen uw medewerkers bijv. melding als er vanaf een IP-adres in Afrika een mail is verzonden en dit normaal nooit gebeurt. Ook kunt u AVG compliance regels instellen zodat er bijvoorbeeld niet meer dan 3x NAW gegevens in een mail mogen staan.
Een veel voorkomende vorm van Phishing is CEO-fraude. Deze vorm is ontzettend lastig te herkennen, want vaak heeft de hacker al geruime tijd toegang tot de email van de CEO. De hacker vraagt aan de financiële afdeling om een rekening nummer te wijzigen of een bedrag over te maken naar een bankrekening.
Wist u dat we bij Lagarde Groep uw medewerkers periodiek kunnen testen met ons “security awareness” programma? In dit programma versturen we op willekeurige momenten “dummy” phishing mails en monitoren welke medewerkers op bepaalde links klikken. Vervolgens versturen we uitleg en informatie over hoe we te werk zijn gegaan om de medewerkers bewust te maken van deze veel voorkomende dreiging.
Verhelpen van ICT-problemen
Inventarisatie
Als Lagarde Groep zoeken we partnerschap in onze dienstverlening, korte lijnen naar support en adequate oplossingen bieden op relevante problemen. Om deze problemen inzichtelijk te maken versturen we voor het onboarding en migratietraject een survey naar uw medewerkers waarin er anonieme feedback en verbetersuggesties kunnen worden teruggekoppeld. Deze survey resultaten worden vervolgens met u besproken en meegenomen in de migratie en/of configuratie van uw Microsoft 365 omgeving.
Wensen/visie
Of uw huidige serveromgeving nu in Azure, on-premise of elders wordt gehost, dat maakt voor onze consultants niet uit. We analyseren de omgeving op benodigde licenties, security score, hardware specs etc. Zo krijgen we een “status quo” van uw omgeving dat als startpunt voor onze samenwerking fungeert. Uw wensen, kosten en mogelijkheden worden uitgewerkt in een visiedocument waarmee we onze dienstverlening kunnen implementeren in uw organisatie. Dit doen we door procesmatig te werken en softwarematig te borgen. Dit geeft ons ook de mogelijkheid om onze dienstverlening te evalueren en steeds beter te kunnen aansluiten op uw organisatie.
Cloud performance
Afhankelijk van de plek waar uw bedrijfsdata staat opgeslagen, kunnen wij de Cloud performance van uw bedrijfsdatabase optimaliseren door te migreren, of uw virtuele servers te upgraden naar meer cores of RAM geheugen. Werkt u met een RDS omgeving zal dit gelimiteerd zijn, maar hierover geven wij u graag advies in een persoonlijk gesprek.
SLA
Het overeen gekomen serviceniveau borgen we in een SLA. Hierin staat precies omschreven welke dienstverlening op welke termijn u kunt verwachten. We bieden service tussen 9×5 en 24/7 met een vast aanspreekpunt.
In onze periodieke evaluaties kijken we naar het aantal contactmomenten tussen onze servicedesk en uw medewerkers. We analyseren de aard van de vraag en zoeken naar causale verbanden tussen supportvragen. Op deze wijze kunnen we problemen waarmee uw medewerkers te maken hebben gericht aanpakken en oplossen.